Kongress, årsmöte eller stämma är olika benämningar på föreningens högsta beslutande organ. Mötena har olika namn beroende på typ av förening och om det är på lokal eller nationell nivå. Vissa större föreningar har representativ demokrati där medlemmarna väljer sina representanter till kongressen, årsmötet eller stämman som företräder dem. Alla valda representanter har då yttrande, förslags- och rösträtt på mötet.

Mindre föreningar eller föreningar på lokal/regional nivå har istället direktdemokrati där alla medlemmar har yttrande-, förslags- och rösträtt. På mötet fattas de övergripande besluten om föreningens inriktning och verksamhet. Där väljer medlemmarna också personer till styrelsen, valberedningen, revisorer och andra förtroendeuppdrag.

Valberedningen väljs på årsmötet och har som uppgift att mellan årsmötena förbereda valen genom att utifrån organisationens mångfald av individer och uppfattningar föreslå kandidater till de olika förtroendeuppdragen.

Alla medlemmar kan nominera, det vill säga lämna förslag till valberedningen på vilka personer de tycker ska väljas till olika uppdrag.

Ibland är valberedningens roll underskattad i ideella föreningar. Valberedningen har en viktig roll, genom förslagen till vilka som ska vara förtroendevalda bidrar den till att föreningens verksamhet utvecklas. En av valberedningens huvuduppgifter är att se till att styrelsen är sammansatt så att den har bästa möjliga förutsättningar för att leda föreningen framåt. Den samlade kompetensen i styrelsen bör svara upp mot de aktuella behov som ligger framför föreningen under kommande mandatperiod. För att veta vilken kompetens som krävs bör valberedningen vara insatt i föreningens styrdokument, som till exempel strategier och verksamhetsplan.

‍

Revisorerna väljs på årsmötet och hur många de ska vara till antalet regleras i stadgarna.

Revisorernas uppgift är att vara medlemmarnas ombud och granska styrelsens arbete, genom att:

• Kontrollera om styrelsen har skött ekonomin på ett riktigt sätt.
• Granska verksamheten genom att läsa protokoll och se till att styrelsen har genomfört de beslut som har fattats till exempel på årsmötet.
• Kontrollera så att styrelsen inte har gått utanför sitt mandat och tagit beslut om sådant man inte har rätt att besluta om.

Att vara förtroendevald innebär att medlemmarna i föreningen har valt dig till något uppdrag. Det finns många olika uppdrag som förtroendevald, det kan till exempel vara att arbeta i en styrelse eller i en valberedning, att vara arbetsplatsombud, skyddsombud eller att vara revisor. Det gemensamma är att du har fått medlemmarnas förtroende att företräda dem.

Att vara förtroendevald innebär ett stort ansvar men ger också mycket tillbaka. Har du ett engagemang för föreningens frågor och vill vara med och påverka?  Då kan du bli förtroendevald. Du behöver inte vara någon expert eller kunna allt om ditt uppdrag innan. Ofta har du som förtroendevald möjlighet att delta på olika utbildningar där du kan lära dig mer och du är inte ensam utan att vara aktiv i en förening innebär att arbeta tillsammans.

‍

Revisorerna sammanfattar sin granskning i en revisionsberättelse som de lägger fram på årsmötet. I revisionsberättelsen rekommenderar revisorerna årsmötet att bevilja styrelsen ansvarsfrihet eller inte. Om medlemmarna beviljar styrelsen ansvarsfrihet innebär det att de utifrån den information de har fått, godkänner hur styrelsen arbetat. Om årsmötet inte beviljar styrelsen ansvarsfrihet är styrelsen fortsatt ansvarig och får reda ut de problem som upptäckts.

Att inte bevilja styrelsen ansvarsfrihet är relativt ovanligt och betyder att årsmötet inte anser att styrelsen skött sitt arbete korrekt enligt gällande lagar och regler. Normalt följer årsmötet revisorernas rekommendationer i ansvarsfrihetsfrågan, men de behöver inte göra det.

Årsmötet kan alltså bevilja ansvarsfrihet trots att revisorerna föreslår motsatsen eller tvärtom inte ge styrelsen ansvarsfrihet trots att revisorerna föreslår det även om det är ovanligt.

‍

Som medlem har du möjlighet att inför årsmötet skicka in förslag på förändringar i föreningens inriktning eller idéer och synpunkter på föreningens verksamhet. De förslag som du som medlem skickar in kallas för motioner.

Styrelsen har också möjlighet att komma in med förslag till årsmötet det kallas då för propositioner. Under årsmötet debatteras de olika motionerna och propositionerna årsmötet fattar sedan beslut om vilka motioner och propositioner som ska bifallas och vilka som ska avslås.

Det finns ingen lag som reglerar hur en ideell förening ska styras. En förening styrs istället utifrån vad det står i föreningens stadgar, ett dokument som kan liknas vid föreningens lag.

I stadgarna beskrivs vad som är förenings unika idé och uppgift och vad den vill åstadkomma. Förutom detta beskrivs även hur föreningen är organiserad, hur den styrs och hur beslut ska fattas. Det är endast medlemmarna på årsmötet som kan välja att anta och förändra stadgarna. Förutom stadgarna finns det ofta andra styrdokument som tydliggör föreningens uppdrag, det kan till exempel vara inriktningsbeslut, strategier och policys.

Styrelsen har en nyckelroll i ideella föreningar. De har fått ditt och övriga medlemmarnas förtroende att leda och utveckla föreningen mellan årsmötena. Styrelsens uppdrag är att bereda olika frågor, förvalta de beslut som årsmötet fattat, leda föreningens arbete samt att företräda föreningen inåt och utåt i olika sammanhang. De är även viktiga bärare av föreningens idé, värdegrund och verksamhetsplan.  Inför större beslut är det viktigt att styrelsen lyssnar in medlemmarnas förslag och synpunkter.

Alla i styrelsen är tillsammans ansvariga för att leda föreningens arbete fram till nästa årsmöte. Styrelsen har ett gemensamt ansvar som grupp men fördelar arbetsuppgifterna inom sig. Det vanliga är att det finns en ordförande som leder arbetet, en sekreterare som skriver protokoll, en kassör som har hand om ekonomin samt några ledamöter. I styrelsen kan det också finnas fler roller. Det viktiga är att man inom styrelsen fördelar arbetet på ett bra sätt. Styrelsen kan inte själv ansvara för allt, du som medlem behövs och har många möjligheter att vara aktiv även om du inte arbetar i styrelsen.

‍

I många föreningar kan du vara aktiv i utan att vara medlem. Det kan till exempel vara punktinsatser där du är med och organiserar olika aktiviteter som en utflykt, hajk eller manifestation. I de fall du väljer att vara aktiv som icke-medlem deltar du inte i föreningens demokratiska process.

‍

Det finns många olika sätt att engagera sig i en förening, allt ifrån att delta i olika konkreta föreningsaktiviteter till att bli förtroendevald eller att ingå i olika arbetsgrupper. Det viktiga är att du hittar ett uppdrag eller uppgift där du på det sätt du vill och kan får möjlighet att bidra med tankar och idéer som stärker verksamheten i föreningen.

Många upplever att det ideella arbetet är både lustfyllt och meningsfullt. För många innebär det också att man lär sig nya saker, får goda vänner och ett ökat självförtroende.

Utan ditt och andra medlemmars engagemang kan föreningen inte utföra sitt uppdrag. Att ha en egen övertygelse och känna engagemang behövs för att få andra att bli engagerade. För att det ska vara meningsfullt att vara engagerad i en förening är det viktigt att du förstår och delar föreningens ändamål, dvs. vad föreningen vill åstadkomma och varför.

Det behöver också finnas en ömsesidighet, du ska trivas och utvecklas i föreningen, men föreningen ska också utvecklas och ta tillvara ditt engagemang.

‍